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E-Mail Adressen richtig exportieren und importieren

E-Mail-Marketing beginnt mit der Sammlung von E-Mail-Adressen. Anfangs wird dafür häufig ein bereits vorhandenes Programm wie „Outlook“ oder ein anderes stationäres Mailprogramm genutzt.

Spätestens beim Umstieg auf ein professionelles E-Mail-System stellt sich die Frage: “Wie kommen die gesammelten Adressen ins System?”.

Die Antwort geben die Programme meist selbst mit einer integrierten Importfunktion. Schnell und einfach lassen sich die gesammelten E-Mail-Adressen “per Knopfdruck” einlesen.

Einige Hinweise, damit die Übertragung der Adressen in das E-Mail-System reibungslos funktioniert

Der Export aus dem bisherigen Mailprogramm

In den meisten Systemen müssen die Importdateien im Textformat vorliegen. Die Dateiendung lautet: “.txt” oder “.csv”.

Ihr Mailprogramm bietet bei der Exportfunktion entsprechende Formatoptionen, um die Daten entsprechend auszulesen.

Nachbearbeitung

Jetzt ist eine gute Gelegenheit, die E-Mail-Adressen in der Textdatei zu überarbeiten. Dies geschieht am einfachsten mit Excel.

Einige Ideen

  • Fehlerhafte Anrede korrigieren
  • Unsinnige Namen korrigieren (In wessen E-Mail-Liste hat sich tatsächlich Dagobert Duck eingetragen?)
  • Schreibweise anpassen (Alle Namen beginnen mit einem Großbuchstaben.)
  • Kennzeichen ergänzen (Ich hoffe, Sie verwenden ein System wie bspw. ARCKAS, um Ihre Interessenten und Kunden zu klassifizieren)
  • Status ergänzen (Wenn sie mit Zielgruppen arbeiten, ist jetzt der Moment für eine entsprechende Einstufung)

Achten sie dabei auf diese Fallstricke:

Fallstrick 1 – Ausgeblendete Spalten

Durch ausgeblendete Spalten lässt sich bei Exceltabellen eine bessere Übersicht herstellen. Das Beispiel zeigt eine, vordergründig normal aussehende, Exceltabelle.

 

mailexport_1
Bei genauem Hinsehen merken Sie, dass Spalte “C” fehlt (gelb markiert). Die Spalte wurde vom Ersteller der Tabelle wegen besserer Übersicht ausgeblendet.

Ungeschickt ist, dass die ausgeblendeten Daten trotzdem da sind und im reinen Textformat beim Import in das E-Mail-System übernommen werden (siehe Screenshot – versteckter Text markiert).

mailexport_2

Viele E-Mail-Systeme, vielleicht sogar alle, gehen bei Import streng logisch vor.

Wenn Sie beim Import angeben, dass die E-Mail-Adresse an dritter Position steht, importiert das System den Inhalt der dritten Spalte als E-Mail. Steht an dritter Stelle der versteckte Inhalt, haben Sie mit einem Klick alle E-Mail-Adressen falsch importiert.

Fallstrick 2 – Kommas

In einigen Exceltabellen befinden sich innerhalb der Datenfelder Kommas (,). Für die meisten E-Mail-Systeme ist ein Komma das Signal, ein Datenfeld ist zu Ende und ein neues beginnt.

Dies verursacht beim Import richtige Probleme.

Auch dazu ein Beispiel:

 

mailexport_3

Beim Datensatz von Herrn Schulze (Position A4) findet sich ein zweiter Vorname, vom ersten getrennt durch ein Komma (gelb markiert). Ein simulierter Import zeigt das Ergebnis im E-Mail-System.

 

mailexport_4

 

Import

Vom E-Mail-System aus starten Sie den Import der (überarbeiteten) Textdatei.

Dabei stellen Sie sicher, dass zu jedem Datenfeld in Ihrer Textdatei ein entsprechendes Feld im E-Mail-System vorhanden ist und die Felder entsprechend zugeordnet sind.

Jetzt steht einem Import mit einem Klick nicht mehr im Weg. Viel Erfolg!

2016-11-30T17:55:31+00:00Categories: Geschäftsprozess, Leadgewinnung, Organisation|Tags: , |Kommentare deaktiviert für E-Mail Adressen richtig exportieren und importieren

About the Author:

Peter Arndt ist Autor von über 100 Artikeln in Fachzeitschriften, mehreren Büchern, über 200 Fachartikeln im Internet und war Herausgeber von einem der ersten Experten-Newsletter für Marketing und Vertrieb in Deutschland.

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