Neulich habe ich mein erstes „Speed-Dating“ mitgemacht.

Nicht das, wonach es vielleicht klingt. Sondern ein Businessfrühstück bei einem Kunden. Mit insgesamt 10 SalesManagern (oder wie immer sie sich nennen) von Hotels durfte ich ein jeweils 5minütiges Gespräch führen.

Ein Mal (nur ein Mal!) wurde mir während des Vormittags die wichtigste Frage gestellt:

„Was ist für Sie als Trainer entscheidend, wenn Sie ein Hotel für eine Veranstaltung buchen wollen?“

Hier sind unsere entscheidenden Faktoren für die Buchung eines Seminarhotels

1. Transparenz

Das erste Telefonat mit dem Hotel war vielversprechend. Die Rahmenbedingungen stimmen. Die Tagungspauschale liegt im Budgetrahmen.

Wir gehen den nächsten Schritt und bitten um eine Tagungsmappe. Diese kommt umgehend ins Haus.

Das Studium der Unterlagen offenbart Erstaunliches.

Die am Telefon genannte Tagungspauschale von (als Beispiel) 50,— Euro wird durch überaus kreative Positionen „angereichert“. So finden sich beispielsweise im Kleingedruckten folgende Positionen:

  • Raumvorbereitungspauschale (pro Tag)
  • Raumreinigungspauschale (pro Tag)
  • Aussenanlagenreinigungspauschale (pro Tag)
  • Kurtaxe (je Teilnehmer / pro Tag)
  • Fremdenverkehrspauschalabgabe (pro Tag)
  • Technikpauschale (pro Tag)
  • Wasseraufbereitungspauschale
  • Energiesparpauschale
  • Flipchartstiftbenutzungspauschale
  • Zusatzgebühr für jeden beschriebenen Flipchartbogen
  • Beamernutzungspauschale (Nebenbei erwähnt: Für die von einem Hotel verlangte Beamerpauschale eines 4-Tage-Seminars haben wir uns einen eigenen Mittelklassebeamer gekauft.)
  • Internetpauschale für Teilnehmer ausschließlich im 5er-Kontingent (7 Teilnehmer = 2 Kontingente)
  • Jede Seminarbuchung gilt automatisch für mindestens 10 Teilnehmer. Kommen weniger, werden trotzdem 10 Personen abgerechnet.

Alle Pauschalen und Abgaben zusammengerechnet, ergibt sich eine Tagungspauschale von 100,— Euro je Teilnehmer; oder mehr.

2. Wahrheit und Klarheit

Häufig erleben wir, dass zwar im Vorfeld alles besprochen und geregelt wird; zum Zeitpunkt des Seminars sieht es dann jedoch ganz anders aus.

Einige Beispiele:

  • Während der Hotelbesichtigung wird uns ein Zimmer als Beispiel für die Unterbringung der Teilnehmer gezeigt. Interessiert fragen wir nach, ob alle Zimmer dem gezeigten Standard entsprechen. Die verlegene Antwort: “Wir sind gerade dabei, alle Zimmer zu renovieren. Dieses Zimmer wurde als erstes fertig.”
  • Der vorab gezeigte Tagungsraum entspricht dem neuesten Standard. Licht, Luft, Material … Alles perfekt. Leider ist gerade dieser Raum während des Seminars nicht verfügbar. Statt dessen findet sich die Seminargruppe in einem viel zu kleinen Kellerraum mit schmalem Oberlicht wieder.
  • Sofern irgendwie möglich, testen wir das Restaurant des Seminarhotels. Oft erleben wir dabei eine erhebliche Diskrepanz in Qualität und Auswahl der Speisen. Während beim Test nahezu Sterne-Niveau geboten wird, erreicht das Essen während des Seminars manches Mal bestenfalls Imbissbuden-Qualität.

3. Stornogebühren

Nicht nur wir, sondern auch viele unserer Kollegen beobachten, dass Seminaranmeldungen immer kurzfristiger erfolgen. Ein, zugegeben extremer, Fall bei uns war, dass sich ein Interessent am Vorabend des Seminars um 19:00 Uhr für die Teilnahme am nächsten Tag anmeldete.

Demgegenüber steht die unveränderte Praxis vieler Hotels, nach Ablauf einer Stornofrist (oftmals 6-8 Wochen vor dem geplanten Seminar) Stornogebühren bis zu 100% zu verlangen.

Womöglich noch gekoppelt mit einer versteckten Mindestteilnehmerzahl von 10 Teilnehmern, wird die frühzeitige Reservierung eines Seminarraums zu einem unkalkulierbaren wirtschaftlichen Risiko für den Trainer, sollte das Seminar wegen geringer Teilnehmerzahl nicht stattfinden.

Fazit

Wenn sich Hotelmanager mit uns über Seminarbuchungen unterhalten, sollten sie Antworten auf die genannten Punkte parat haben.

Und womöglich gelten diese Entscheidungskriterien auch für andere Seminarveranstalter.